Una pregunta que me han hecho mucho en los últimos años en las distintas organizaciones a las que he tenido el placer de acompañar en sus procesos de transformación, ha sido ¿Cómo podemos priorizar y gestionar nuestro portfolio de iniciativas de la mejor manera, en un entorno global que cambia con constantemente? la respuesta tiene de sencilla lo mismo que tiene de fácil. Porque, aunque sencillo seria decir que la respuesta es realizar una gestión ágil del portafolio de iniciativas a nivel organizacional. Lo cierto es para lograrlo se requiere que en realidad se transforme eso en una visión cultural y estratégica del tipo Lean Portfolio Management.
Y es que, la volatilidad del mercado y la velocidad de la disrupción tecnológica han dejado obsoletos los ciclos anuales de planificación de portafolios en las organizaciones (y más después de lo vivido con la pandemia). De ahí que, los métodos tradicionales de gestión de proyectos, con presupuestos fijos y compromisos rígidos, no solo sean la antítesis de la agilidad empresarial. Sino que, además, han llevado a las organizaciones a buscar e implementar una forma de financiar, organizar y gobernar las inversiones que se adapte continuamente a la retroalimentación del mercado.
Y es ahí en donde entra en juego el Lean Portfolio Management (LPM). El cual, bien implementado, ayuda a las organizaciones a conectar la estrategia con la ejecución, alineando inversiones con resultados de negocio. Ahora imagínate si eso lo potenciamos con la IA, con la cual una organización es capaz de analizar grandes volúmenes de datos de forma eficaz y eficiente y por ende tomar mejores decisiones que le permitan anticipar riesgos y realizar una mejor asignación de recursos. Sin duda, el Lean Portfolio Management (LPM) a su máxima expresión.
Es por eso que, en este post, quiero compartir contigo, cómo la Gestión Ágil de Portafolios evoluciona con la Inteligencia Artificial, y además te proporcionaré el framework y los pasos para convertir el portafolio de iniciativas en una máquina de flujo de valor optimizado.
Para empezar, debemos entender ¿Qué son la Gestión Ágil de Portafolios (APM) y el Lean Portfolio Management (LPM)?
La Gestión ágil de Portafolios o APM (por sus siglas en ingles), es un mindset que combinado con un conjunto de prácticas reemplaza el enfoque centrado en el proyecto por uno centrado en el producto y su flujo de valor. Motivo por el cual sus pilares son:
- Priorización Basada en Valor. Es decir, moverse de la prioridad generada del «quién grita más alto» a la priorización basada en métricas como el Retorno de la Inversión (ROI), el Riesgo y el Costo del Retraso.
- Organización en Flujos de Valor. Es decir, estructurar la empresa alrededor de las secuencias de trabajo que entregan valor directamente al cliente, en lugar de alrededor de departamentos funcionales.
- Financiamiento Lean. Es decir, reemplazar los presupuestos detallados de proyectos a largo plazo con presupuestos por flujo de valor o asignación dinámica de recursos y capital.
Ahora, entonces ¿Qué es el Lean Portfolio Management (LPM) y cuál es su Relación con APM?
Bueno, el Lean Portfolio Management (LPM) es un marco operativo basado en un mindset y un conjunto de prácticas que permiten implementar la APM de la mejor manera. Dicho en otras palabras, el Lean Portfolio Management es un enfoque ágil para gestionar portafolios de inversiones, proyectos y productos, priorizando aquellos que generan mayor valor.
El LPM se basa en tres dimensiones cruciales:
- Estrategia y Financiamiento de la Inversión: Conectar el portafolio a la estrategia de la organización y asignar los presupuestos lean.
- Operaciones del Portafolio Ágil: Coordinar y sincronizar los flujos de valor, gestionando el throughput y el flow del trabajo.
- Gobernanza Lean: Asegurar el cumplimiento, mitigar el riesgo y auditar el gasto de manera descentralizada.
Motivo por el cual, el Lean Portfolio Management (LPM) es la ejecución sistemática y continua de los principios de la Gestión Ágil de Portafolios (APM). Por lo que, si la APM es la filosofía que buscar la máxima velocidad en la generación de valor, el LPM es el tablero de control y las reglas para asegurar que esa velocidad no descarrile.
Ahora, con la inteligencia artificial, el LPM evoluciona hacia un modelo ágilmente predictivo y adaptativo permitiendo:
- Análisis en tiempo real. Al contar con dashboards con insights automáticos.
- Predicción de impacto. A partir de modelos de IA que anticipan riesgos e identifican oportunidades.
- Optimización de recursos. Gracias a la asignación dinámica basada en valor esperado.
Como podemos ver entonces, la IA convierte el portafolio en un sistema vivo, que aprende y mejora continuamente. De ahí que sea capaz de cumplir la promesa central del LPM: «tomar decisiones de portafolio en el momento exacto en que se genera la información.», al inyectar objetividad y velocidad predictiva en sus tres dimensiones:
| Dimensión del LPM | Potenciación de la IA | Valor Estratégico |
|---|---|---|
| Estrategia y Financiamiento | Priorización Predictiva: Modelos de ML que analizan datos históricos (costos de proyectos similares, valor de mercado) para calcular con precisión el Costo del Retraso y el Riesgo de Fracaso de nuevas iniciativas. | Asigna presupuestos con base en el valor real y no en la intuición o la política, maximizando el ROI. |
| Operaciones del Portafolio | Optimización de Flujo y Capacidad: IA que monitorea los tableros Kanban del portafolio, prediciendo cuellos de botella y sugiriendo la mejor secuencia de Epics (grandes iniciativas) para reducir el tiempo de ciclo. | Acelera el Time-to-Market y mantiene un flujo de trabajo constante y predecible. |
| Gobernanza Lean | Mitigación Activa de Riesgos: IA que identifica automáticamente proyectos con alta probabilidad de exceder el presupuesto o desviarse de los «Guardarraíles Presupuestarios Lean» (ej., gastar en un área fuera de su flujo de valor). | Reduce la exposición a pérdidas y garantiza que el portafolio se mantenga alineado con la estrategia. |
Esto hace que podamos identificar fácilmente algunos de los siguientes beneficios estratégicos para la organización:
| Beneficio | Como | Impacto |
|---|---|---|
| Mejores decisiones estratégicas | Basadas en datos y simulaciones. | Estrategia más efectiva y basada en evidencia |
| Toma de Decisiones en Tiempo Real | La planificación no ocurre anualmente; las decisiones de kill, pivot, or persevere (eliminar, pivotar o perseverar) se basan en métricas en vivo. | Estrategia adaptativa |
| Priorización más precisa | IA identifica qué iniciativas aportan mayor valor. | Mayor retorno de inversión |
| Gestión Proactiva del Riesgo | La IA no solo detecta el fracaso, sino que lo predice con antelación, permitiendo a la organización matar o redirigir una iniciativa antes de que se convierta en un costo irrecuperable (sunk cost). | Gestión eficiente de riesgos |
| Transparencia y alineación | Información clara para líderes y equipos. | Alineación de stakeholders |
| Eliminación del Sesgo Humano | Al utilizar modelos predictivos para asignar puntuaciones de riesgo y valor, se reduce la influencia política y el sesgo de confirmación en la selección de proyectos. | Cultura Data-Driven |
| Optimización Dinámica de Capacidad | La IA puede predecir qué equipos estarán sobrecargados o infrautilizados en los próximos trimestres y sugerir una reasignación de talento o una optimización del flujo de trabajo (flow). | Mayor agilidad operativa |
| Agilidad empresarial | Capacidad de ajustar inversiones en tiempo real. | Respuesta rápida a cambios |
| Escalabilidad | Portafolios más complejos gestionados con eficiencia. | Gestión ágil del portafolio |
Implementar el LPM y además potenciarlo con la IA en una organización es un desafío importante que requiere además de contar con ciertos roles en la organización, desarrollar una serie de conocimientos y habilidades a nivel organizacional, entre los que tenemos:
| Rol Clave | Responsabilidad en LPM con IA | Promoción y Gestión |
|---|---|---|
| Equipo de Liderazgo del Portafolio (LPM Team) | Son los dueños de las decisiones. Definen los prompts estratégicos, validan el output de la IA y toman la decisión final de inversión. | Promueven la transparencia al explicar a la organización por qué se eligió un proyecto basándose en los datos de la IA. |
| Portfolio Kanban Master (o RTE/Agile PMO) | Gestores del Flujo. Aseguran que los datos del tablero Kanban (Lead Time, Cycle Time) sean precisos y sirven como feedback de entrenamiento para el modelo de IA. | Gestionan el proceso de triage (clasificación) del portafolio de manera automatizada. |
| Chief Data Officer (CDO) y el AI CoE | Guardianes del Modelo. Son responsables de la Gobernanza de Datos (calidad, ausencia de sesgo) y de la precisión y mantenimiento técnico del modelo predictivo. | Promueven la confianza y la mitigación de sesgos algorítmicos en la priorización. |
Ahora a nivel de conocimientos, Habilidades a desarrollar a nivel organizacional tenemos:
| Habilidades Organizacionales Necesarias | Descripción |
|---|---|
| Alfabetización en Datos (Data Literacy) | El Comité LPM y los Dueños de Negocio deben entender que el output de la IA es una probabilidad, no una certeza. Deben saber interpretar los márgenes de error de los modelos. |
| Prompt Engineering Estratégico | La capacidad de hacer a la IA preguntas estratégicas correctas. Ej: “Si priorizamos esta iniciativa, ¿cuál es el riesgo de que el proyecto ‘X’ se retrase más de tres meses debido a dependencia de recursos?” |
| Pensamiento de Flujo (Flow Thinking) | Mantener el enfoque en la optimización del sistema completo (el portafolio) en lugar de la eficiencia de un solo equipo. |
Ahora en cuenta a herramientas y prácticas para impulsarlo tenemos:
| Elemento | Descripción y Aplicabilidad en LPM con IA |
|---|---|
| Modelos de Predicción de Demanda | La IA analiza el backlog de iniciativas y la velocidad histórica de los equipos para predecir si el backlog actual de Epics es realizable con la capacidad disponible en los próximos seis meses. |
| Plataformas PPM con ML | soluciones como Planview, Clarity o Jira Align que han comenzado a incorporar funcionalidades de ML para forecasting y análisis de riesgos. |
| WJRF 2.0 | El cálculo de WJRF se optimiza, reemplazando la estimación humana del Costo del Retraso con una estimación predictiva de ML basada en la correlación de características. |
| Simulaciones «What-If» con IA | El equipo de LPM usa la IA para simular qué pasaría con el tiempo de ciclo del portafolio si se añade, se detiene o se prioriza un nuevo Epic, antes de tomar la decisión. |
Ahora veamos los pasos para potenciar la Gestión ágil de Iniciativas a través del Lean Portfolio Management apalancada en la IA:
| Paso/Fase | Descripción |
|---|---|
| Diagnosticar el estado actual del portafolio | Identificar cómo se priorizan y gestionan iniciativas hoy |
| Mapeo y Digitalización del Flujo de Valor (LPM Básico) | Asegurarse de que todas las Epics (iniciativas) y la capacidad de los equipos estén mapeadas en un Tablero Kanban de Portafolio digital. |
| Definición de Métricas Entrenables | Identificar los datos históricos críticos: costo real vs. estimado, duración real vs. estimada, y la calificación de valor de negocio final. Estos son los datos de entrenamiento. |
| Conexión estratégica de Métricas | Conectar OKRs y KPIs con resultados estratégicos |
| Seleccionar herramientas de IA adecuadas | Identificar las plataformas de análisis predictivo, optimización de inversiones y dashboards inteligentes que se han de implementar. |
| Diseñar pilotos controlados | Aplicar IA en un área de portafolio y medir impacto. Empezando con un modelo simple de Predicción de Retraso (Delay Prediction). El modelo debe predecir si una nueva iniciativa, basada en sus características iniciales, tiene una probabilidad mayor al 70% de exceder su presupuesto o tiempo. |
| Integración de la Puntuación Predictiva | Integrar el resultado de la IA (un puntaje de Riesgo y Valor Predictivo) directamente en las herramientas de PPM y en el cálculo del WJRF (Weighted Shortest Job First) de la organización. |
| Gobernanza con «Humano en el Ciclo» | Establecer reglas claras: si el puntaje de Riesgo Predictivo supera el 85%, el Comité LPM debe aprobarlo manualmente con una justificación clara, evitando la delegación ciega. |
| Construir una cultura de datos y agilidad | Formar líderes y equipos en la interpretación de insights de IA. |
Finalizado esto, ahí analizar como comité de LPM la oportunidad de escalar a nivel organizacional, definiendo siempre la estrategia de gestión del cambio y la hoja de ruta de dicho escalamiento.
Ahora bien, hay que tener presente que el camino no ha de ser color de rosa y que en él se van a presentar desafíos que deben ser gestionados. Motivo por el cual, te comparto algunos errores que he identificado en algunas organizaciones y que he ayudado a superar o prevenir.
| Error | A tener en cuenta |
|---|---|
| Usar IA solo como herramienta de reporting | Su valor está en la predicción y optimización. |
| Delegación Ciega de la Decisión | Se asume que la puntuación de la IA es ley, descuidando el juicio humano, la ética o la estrategia no cuantificable. |
| No alinear métricas de IA con objetivos de negocio | Se pierden resultados estratégicos. |
| se pierden resultados estratégicos. | El modelo encuentra una correlación espuria y el equipo toma una decisión estratégica incorrecta basada en una métrica irrelevante. |
| Subestimar la gestión del cambio | La adopción requiere formación y confianza. |
| Ignorar el Sesgo en el Entrenamiento | Si históricamente solo se aprobaron proyectos de un área específica, la IA solo recomendará proyectos de esa área, amplificando el sesgo político. |
| Confundir volumen de datos con valor | No todos los datos son relevantes para el portafolio. |
Ten presente que la transformación digital no se completa simplemente adoptando la IA en operaciones; se consolida cuando la IA se integra en la toma de decisiones estratégicas de la organización. De ahí que la Gestión Ágil de Portafolios es el campo de batalla donde se gana o se pierde la agilidad empresarial. Siendo entonces la combinación de Lean Portfolio Management con inteligencia artificial lo que potencia la gestión ágil de portafolios como habilitador de la agilidad empresarial. Así, las organizaciones logran conectar estrategia, ejecución y valor, evolucionando hacia modelos más adaptativos y competitivos.
«Un portafolio potenciado por IA es la prueba irrefutable de que la organización ha pasado de «hacer Agile» a «ser verdaderamente ágil».
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